Hoe creëer je rust en focus in een hectische en veeleisende werkomgeving?

Hoe creëer je rust en focus in een hectische en veeleisende werkomgeving?

Er is veel bewijs voor het effect van mindfulness trainingen op bijvoorbeeld ervaren stress, welzijn en concentratievermogen. Naast het aanbieden van trainingen, kunnen we ook ons werk en de organisaties waarin we werken zo inrichten dat we ‘mindful’ kunnen werken. Hoe kunnen we via onze werkomgeving mindfulness stimuleren?

Dit artikel verscheen eerder op www.tno.nl. Beeld: www.tno.nl 

Hoewel het belang van omgevingsfactoren wordt onderkend, is het onderzoek hiernaar nog zeer schaars. TNO deed een verkennend onderzoek op basis van literatuur en interviews met onderzoekers, mindfulness-trainers en topmanagers met ervaring met mindfulness.

Uit het verkennende onderzoek blijkt dat veel verschillende organisatiefactoren van belang geacht worden om mindfulness te stimuleren. Op het taakniveau is het belangrijk dat er niet te veel werkdruk wordt ervaren, dat werkenden autonomie hebben (bijvoorbeeld om zelf de volgorde van hun taken te bepalen) en dat er collectieve en individuele reflectiemomenten worden ingepland.

Wat betreft de sociale omgeving worden onder meer rolmodellen, managementstijl, procesafspraken over communicatie en een sfeer van vertrouwen en veiligheid van belang geacht. Ten slotte worden op organisatieniveau de verbinding met de organisatie als geheel, de mate van hiërarchie en de fysieke inrichting van invloed geacht. Deze en andere factoren zijn opgenomen in een geïntegreerd organisatiemodel.

Concrete adviezen om meer mindful te werken

We werken steeds vaker in een hectische omgeving waar we van de ene vergadering naar de andere rennen, waar het to-do lijstje steeds langer wordt of waar we het simpelweg niet meer kunnen bolwerken door een gebrek aan collega’s. Het aantal burn-outklachten stijgt al jaren. Inmiddels heeft 1 op de 5 werknemers burn-outklachten. Wat kunnen we morgen anders gaan doen.

Vijf concrete adviezen om meer mindful te werken op basis van de factoren die in het verkennend onderzoek naar voren zijn gekomen:

• Stop met back-to-back meetings! Maak 50 minuten bijeenkomsten de standaard. En bouw rust- en reflectiemomenten in je werkdag.
• Geen apenrots creëren tijdens bijeenkomsten waar degene die het eerst en het hardst schreeuwt het woord krijgt. Geef mensen even bedenktijd en laat iedereen aan het woord!
• Organisatieprestaties boven individuele prestaties! Teamprestaties en -beloningen meer centraal!
• Realistische ambities en doelen! Beperk je to-do-lijstje of stel in ieder geval enkele duidelijke prioriteiten.
• Collega’s proberen te bereiken via Email, WhatsApp, Microsoft Teams, telefoon, voicemail… Meer is niet altijd beter! Maak afspraken over het gebruik van communicatiekanalen, de bereikbaarheid en de manier van communiceren.

Naast deze concrete adviezen zijn er ook meer ingrijpende interventies mogelijk om een werkomgeving te creëren waar mindfulness wordt gestimuleerd, zoals het vergroten van autonomie, of een andere leiderschapsstijl. Het effect van die interventies vraagt nader onderzoek, net als de verdere onderbouwing van het model.